Ramai usahawan yang mengikuti program HR Biz Coaching yang saya tawarkan mengadu mereka tak ada asas perakaunan.
Malah mereka langsung tak ada idea bagaimana yang dikatakan seseorang usahawan itu menguruskan kewangan perniagaan syarikat mereka dengan betul.
Oleh kerana anggap mereka tak ada ilmu dan tak ada idea, maka jalan singkat yang dilakukan adalah dengan tak peduli perjalanan keluar dan masuk perniagaan mereka.
Bagi mereka cukup dengan adanya akaun bank yang telah dibuka dan akaun bank itulah bukti pengurusan kewangan perniagaan telah dilaksanakan.
Kenapa perlu urus kewangan perniagaan syarikat
Untuk berikan sedikit kefahaman pada semua, elok diterangkan secara ringkas kenapa anda perlu uruskan kewangan perniagaan syarikat anda.
Bila anda tahu maksud sesuatu kerja itu, kemudiannya menyedari kepentingan dan faedahnya pada perniagaan anda, barulah dapat meyakinkan minda untuk mencari jalan melakukannya walau dengan apa cara sekalipun.
Berikut saya berikan hanya 3 sebab dan tujuan kenapa anda perlu menguruskan kewangan perniagaan syarikat anda dengan betul, sekurang-kurangnya dengan cara asas yang paling minimum.
3 sebab anda perlu uruskan kewangan perniagaan syarikat anda adalah,
- Untuk membuat Aliran Kewangan Syarikat
- Bila sebut aliran ertinya macam sebuah sungai yang mengalir. Ada punca di mana air masuk dan ada juga bukaan di mana air keluar. Selagi jumlah air yang masuk melebihi jumlah air yang keluar, sungai akan tetap mengalir dan tidak akan kering. Air yang mengalir juga membuatkan sungai tak jadi busuk dan mendap.
- Aliran kewangan perniagaan anda juga sebijik macam keadaan sungai yang mengalir itu. Bezanya adalah air dalam sungai digantikan dengan duit dalam perniagaan anda. Kalau jumlah duit yang masuk melebihi jumlah duit yang keluar dalam syarikat, anda boleh pastikan perniagaan atau syarikat anda insyaallah akan terus hidup. Duit yang mengalir juga penting agar perniagaan tak jadi lembab dan busuk.
- Dari aliran kewangan syarikat juga anda boleh tentukan titik pulangan modal perniagaan. Seterusnya dari situ, buat strategi bagaimana nak pastikan anda sentiasa berada di paras selamat.
- Dari aliran kewangan syarikat juga anda boleh buat berbagai perancangan lain dalam membawa hala tuju perniagaan agar terus relevan seiring dengan masa dan keadaan.
- Lagi lengkap maklumat aliran kewangan perniagaan anda, lagi mudah untuk anda mengatur strategi perniagaan.
- Untuk tingkatkan keuntungan perniagaan
- Apa lagi yang anda mahu dalam perniagaan selain daripada menjana keuntungan yang optimum bagi menyara gaya hidup yang telah anda tetapkan.
- Sudah tentu perkara paling asas adalah untuk pastikan perniagaan anda ada untung yang cukup untuk bayar kesemua kos perniagaan, kos latihan, kos pinjaman, gaji anda sendiri sebagai taukeh dan selepas ditolak kesemua kos yang ada, masih ada lagi baki yang disimpan oleh syarikat perniagaan anda.
- Keuntungan syarikat nak buat apa?, anda perlu duit dari keuntungan tersebut untuk menyara pembinaan syarikat agar terus berkembang maju.
- Semua itu boleh dilihat daripada aliran kewangan perniagaan anda, jika anda istiqamah menguruskannya dengan betul.
- Untuk membuat unjuran perjalanan perniagaan anda
- Bila dah dapat lengkapkan aliran kewangan berdasarkan situasi sebenar keadaan perniagaan anda sekurang-kurangnya selama 3 bulan sebelum ini, anda boleh gunakan maklumat itu untuk membuat unjuran perniagaan pada 3 bulan (atau lebih) yang akan datang.
- Ini bukannya ramalan, atau tilik nasib perniagaan anda. Ada orang guna tarikh lahir untuk buat unjuran dirinya pada masa yang akan datang, mereka lihat nombor. Dalam kes buat unjuran perniagaan ini, anda juga perlu lihat nombor, tapi nombor yang lalu dan kemudiannya buat andaian nombor apa yang anda mahu untuk masa depan.
- Anda boleh buat sasaran berdasarkan maklumat lalu secara realistik dan buat rancangan yang realistik bagaimana nak menjayakannya.
- Unjuran pada perniagaan sama dengan sasaran tiang gol yang mahu anda ledakkan bola. Kalau nampak tiang gol, lebih mudah untuk melepaskan ledakan. Cubaan menjaringkan gol tanpa adanya tiang gol adalah satu kerja yang lucu. Tapi hakikatnya begitulah kebanyakan usahawan amalkan, mereka main bola sepak dan cuba jaringkan gol tanpa perduli samada ada tiang atau tidak.
Cara minimum urus kewangan perniagaan syarikat
Harap semua dah faham betapa pentingnya ada kesemua maklumat berkenaan status keluar masuk kewangan perniagaan anda.
Bila dah ada semua itu, anda bolehlah membuat 3 perkara yang saya sebutkan di atas tadi. Saya tak akan ceritakan secara terperinci bagaimana nak buat kesemua 3 perkara di atas di sini. Kalau ada rezki nanti saya mungkin akan ceritakannya.
Yang pentingnya, anda perlu sediakan data terlebih dahulu agar ianya dapat digunakan bila dah bersedia nanti. Atau mungkin anda akan mengikuti program HR Biz Coaching anjuran saya dan di situ, lebih mudah untuk saya bimbing bagaimana nak lakukan 3 perkara penting yang saya sebutkan di atas.
Bagaimana nak sediakan data
Sebenarnya untuk sediakan data kewangan perniagaan syarikat adalah terlalu mudah. Siapa saja yang tahu menulis dan kenal nombor mampu membuatnya.
Saya tak berhasrat nak cerita asas akaun kat sini dan saya bukanlah seorang akauntan yang bertauliah. Tapi saya lebih fokus pada keperluan data kewangan agar ianya dapat digunakan oleh para usahawan sebagai alat ukur dan juga alat maklumat untuk mengatur strategi dan membuat keputusan.
Oleh itu jika anda seorang akauntan yang telah lulus diploma atau ijazah perakaunan, janganlah kritik ajaran akaun saya adalah ajaran sesat.
Ada dua perkara penting yang anda perlu catitkan dalam perniagaan dan saya yakin anda sendiri tahu sejak hari pertama mula berniaga (tapi tak buat).
Dua perkara tersebut adalah,
- Duit masuk – dari mana sumber duit masuk ke dalam perniagaan anda. Biasanya dari hasil jualan perniagaan tersebut. Sekali sekala dari hutang yang anda buat samada pada awal perniagaan atau ditengah. Untuk data kewangan perniagaan ini, kita fokuskan hanya duit yang masuk melalui hasil jualan syarikat.
- Duit keluar – ke mana anda belanjakan duit yang masuk ke dalam syarikat. Biasanya anda belanjakan untuk menyara kos perniagaan seperti sewa, bahan mentah, gaji dan sebagainya.
Paling penting anda kena pantau dan catitkan aliran wang keluar dan masuk harian di dalam syarikat anda. Ertinya data hasil jualan dan juga data kos jualan.
Kita andaikan anda mengamalkan 2 transaksi dalam setiap urusan jualan dan belian,
- Tunai – setiap jualan atau pembelian yang dibayar secara tunai samada dengan cek atau duit
- Hutang – setiap belian atau jualan yang dilakukan secara kredit (hutang)
Gabungan daripada kesemua perkara tersebut di atas, anda boleh lihat ada 4 proses catitan yang perlu dilaksanakan,
- Jualan secara tunai
- Jualan secara hutang
- Belian secara tunai
- Belian secara hutang
Ringkasnya sekarang, anda perlu ada 4 buah buku kira-kira untuk mencatit kesemua 4 perkara di atas. Kenapa saya asingkan transaksi hutang dan tunai dalam proses jualan dan belian di atas adalah kerana,
- Pantau siapa hutang – ia memudahkan anda pantau orang yang berhutang dengan syarikat dan buat follow-up dengan kejam sampai mereka melangsaikannya. Dan jika ada yang degil, anda boleh senarai hitamkan mereka atau kenakan tindakan undang-undang.
- Pantau dengan siapa anda berhutang – biasanya anda berhutang untuk dapatkan bahan mentah dari pembekal. Bila dah lama berniaga, anda mungkin diberikan kemudahan kredit. Jadi pantau hutang tersebut dan catitkan mana yang dah dibayar dan mana yang belum.
Dengan adanya kedua-dua buku hutang di atas, anda boleh jadikan aktiviti semak status hutang setiap minggu. Kalau anda tak ada, lantik pekerja atau pembantu untuk lakukannya secara rutin sekurang-kurangnya seminggu sekali.
Percayalah bahawa jika anda lakukan apa yang saya cadangkan di atas, anda boleh elakkan salah satu daripada punca perniagaan tutup tikar. Iaitu terlalu banyak hutang tak dibayar oleh pelanggan dan juga terlalu banyak berhutang kepada pembekal.
Ada satu lagi buku yang perlu disediakan dan dicatit untuk pantau kedudukan kewangan dalam bank supaya anda tak lepaskan cek tendang.
Sediakan satu buku kira-kira yang mencatitkan aktiviti keluar dan masuk wang di dalam akaun perniagaan anda. Sikap bergantung hanya pada bank statement adalah sikap tak betul kerana anda hanya akan dapat sebulan sekali sahaj dari bank.
Lagipun, bila anda keluarkan cek dan orang yang menerimanya belum tunaikan lagi, penyata akaun bank anda akan menunjukkan anda masih ada banyak wang. Sedangkan bila-bila masa saja wang itu akan berkurangan bila orang dah tunaikannya.
Jadi sediakan satu lagi buku untuk catitkan status kewangan dalam akaun bank perniagaan anda. Amalkan dua perkara yang berikut,
- Catitkan duit keluar setiap kali cek ditulis dan diserahkan pada orang. Jangan kisah samada dia tunaikan lambat atau cepat. Segala jumlah wang keluar dari cek terus saja anggap habis.
- Ambil tempoh catitkan wang telah masuk melalui cek. Kerana ada kemungkinan cek yang anda terima ada masalah dan kena tendang. Catitkan wang telah masuk hanya bila dah jelas masuk atau bila anda masukkan tunai ke dalam akaun bank.
Dengan mengamalkan perkara tersebut di atas, anda akan dapat kuasai pengurusankewangan perniagaan anda dalam akaun bank syarikat dan elakkan cek tendang.
Tamat sudah petua mudah pengurusan kewangan perniagaan. Nampaknya perkara ringkas ini jadi panjang bila diterangkan melalui penulisan.
Tapi saya yakin anda dah faham sekarang. Cuma nak kena amalkan saja bermula denganmembeli 5 buah buku kira-kira untuk mencatit segala perjalanan kewangan perniagaan anda.
Guna teknologi untuk urus kewangan perniagaan
Tentu ada yang bertanya kenapa saya agar cara manual sedangkan sekarang orang gunakan komputer untuk buat kira-kira.
Ya! anda betul!, jika anda tahu guna excel, tak perlu beli 5 buku yang saya sebutkan di atas. Teruskan guna excel sheet untuk buat kesemua catitan tersebut.
Ini memudahkan perkiraan jumlah harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Kalau buat secara manual, anda akan hadapi masalah untuk tekan butang kalkulator dan akhirnya buku kira-kira akan digunakan untuk bungkus nasi lemak.
Oleh itu, sentiasa fikirkan penggunaan teknologi untuk menguruskan kewangan perniagaan anda dan apa saja perkara dalam perniagaan.
Teknologi direka untuk mempercepat dan memantapkan proses dan kerja manusia. jangan buta teknologi dan melaburlah untuk mengetahui teknologi yang boleh membantu anda buat kerja lebih cekap.
Ok jangan baca saja… tolong amalkan dan jika ada masalah dan mahukan bimbingan HR Biz Coaching, sertai program itu bila saya buka semula pada peserta baru.
Kalau nak mudah lagi uruskan kewangan perniagaan dengan sedikit pelaburan membeli sistem akaun asas murah dan mudah, dapatkan Sistem akaun DKS dengan klik kat sini.
No comments:
Post a Comment